Waar komt de ROI van bezettingsmonitoring vandaan?
ROI, oftewel Return on Investment, laat zien welk financieel rendement een investering oplevert ten opzichte van de kosten ervan. Bij het monitoren van werkplekbezetting komt dit rendement vooral voort uit besparingen die organisaties kunnen realiseren door hun kantoorruimte efficiënter te gebruiken.
Met sensoren en een workspace management system kunnen organisaties zien welke bureaus en ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt. Deze gegevens helpen facility managers om beslissingen te nemen op basis van feiten in plaats van aannames.
De financiële voordelen komen voornamelijk uit vijf gebieden: kantoorruimte, schoonmaak, energieverbruik, efficiënter ruimtegebruik en het verminderen van cateringkosten en voedselverspilling.
1. Verlaag de kosten van kantoorruimte
Kantoorruimte is voor veel organisaties een grote kostenpost. Toch is niet altijd duidelijk hoeveel ruimte daadwerkelijk nodig is.
Stel dat een kantoor 100 bureaus heeft, maar zelfs op de drukste dagen worden er slechts 40 gebruikt. In dat geval kan het de moeite waard zijn om te bekijken of de huidige kantoorruimte nog aansluit bij de behoeften van de organisatie.
Bezettingsdata maken deze patronen zichtbaar. Organisaties kunnen vervolgens beslissen of ze de kantoorindeling willen aanpassen, werkplekken willen combineren of in de toekomst minder vierkante meters nodig hebben.
Minder kantoorruimte kan leiden tot lagere huur- en servicekosten. Deze inzichten zijn vooral waardevol bij het verlengen van huurcontracten of het opnieuw inrichten van kantoren.
2. Verlaag schoonmaakkosten
In veel kantoren worden werkplekken volgens een vast schema schoongemaakt, ongeacht of ze daadwerkelijk zijn gebruikt.
Met data over werkplekbezetting kunnen schoonmaakschema's worden afgestemd op het werkelijke gebruik. Drukke ruimtes krijgen de aandacht die nodig is, terwijl ongebruikte werkplekken mogelijk minder vaak hoeven te worden schoongemaakt.
Zo kunnen organisaties schoonmaakmiddelen en personeel efficiënter inzetten en onnodige kosten beperken, zonder in te leveren op de kwaliteit van de werkomgeving.
3. Optimaliseer het energieverbruik
Ook het energieverbruik van een kantoor hangt samen met de bezetting. Verlichting, verwarming, koeling en ventilatie blijven vaak actief in ruimtes waar niemand aanwezig is.
Bezettingsdata helpen organisaties om ruimtes te identificeren die regelmatig weinig worden gebruikt.
Wanneer deze informatie wordt gekoppeld aan compatibele gebouwbeheersystemen, kan het energieverbruik beter worden afgestemd op de daadwerkelijke bezetting.
Dit kan helpen om energiekosten te verlagen en tegelijkertijd de ecologische impact van het kantoor te verminderen.
4. Haal meer uit bestaande werkplekken
Niet iedere verbetering hoeft te betekenen dat een organisatie minder vierkante meters nodig heeft. Soms ligt de grootste kans juist in het efficiënter gebruiken van de bestaande ruimte.
Zo kunnen vergaderruimtes bijvoorbeeld volledig volgeboekt zijn, terwijl individuele bureaus leeg blijven. Ook kunnen bepaalde afdelingen op specifieke dagen veel drukker zijn dan op andere dagen.
Door deze patronen inzichtelijk te maken, kunnen organisaties hun kantoorindeling beter afstemmen op de manier waarop medewerkers daadwerkelijk werken.
Dit helpt om onnodige investeringen in extra werkplekken te voorkomen en meer waarde te halen uit de beschikbare ruimte.
5. Verlaag cateringkosten en voedselverspilling
De kantoorbezetting heeft ook invloed op de cateringbehoefte. Wanneer er minder medewerkers op kantoor zijn dan verwacht, kunnen eten en drinken ongebruikt blijven. Dit zorgt voor onnodige kosten en verspilling.
Bezettingsdata geven organisaties beter inzicht in hoeveel mensen het kantoor op verschillende dagen doorgaans gebruiken. Deze informatie kan worden gebruikt om catering nauwkeuriger te plannen en bestellingen beter af te stemmen op de verwachte vraag.
Zo kunnen organisaties cateringkosten verlagen, voedselverspilling beperken en bijdragen aan een duurzamere werkomgeving.
Hoe bereken je de ROI van het monitoren van werkplekbezetting?
Om de ROI te berekenen, vergelijk je de totale besparingen met de kosten van het systeem.
De basisformule is:
ROI (%) = (Totale besparingen - Totale investering) / Totale investering × 100
Stel bijvoorbeeld dat een organisatie €20.000 investeert in een systeem voor bezettingsmonitoring en in het eerste jaar €30.000 aan meetbare besparingen realiseert.
In dat geval bedraagt de ROI in het eerste jaar 50%.
Ook besparingen door efficiëntere catering en minder voedselverspilling kunnen worden meegenomen in de ROI-berekening, mits deze meetbaar zijn.
Een volledige ROI-berekening moet daarnaast rekening houden met kosten voor installatie, software, onderhoud en eventuele aanpassingen aan het kantoor. Tegelijkertijd zijn niet alle voordelen direct in geld uit te drukken. Een betere werkplekervaring of minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar een beschikbare werkplek kan eveneens aanzienlijke waarde opleveren.
