Handmatig tellen: nuttig, maar beperkt
Een handmatige telling kan een eerste indicatie van de bezettingsgraad geven. Maar uiteindelijk blijft het een momentopname.
Stel je voor dat iemand om 10:00 uur door het kantoor loopt en 70 bezette werkplekken telt. Een uur later kan dat aantal al heel anders zijn. Om zinvolle patronen te herkennen, zijn meerdere tellingen nodig op verschillende dagen en tijdstippen. Dit kost tijd en is nog steeds sterk afhankelijk van het exacte moment waarop de meting plaatsvindt.
Vooral in een hybride werkomgeving, waar de bezetting gedurende de dag aanzienlijk kan veranderen, zorgt dit voor beperkingen.
En dan is er nog het ‘handdoekje leggen’-effect
Een andere uitdaging is het verschil tussen een geclaimde en een daadwerkelijk gebruikte werkplek.
Een laptop staat op het bureau, een jas hangt over de stoel en een tas staat ernaast. Voor iemand die een handmatige telling uitvoert, lijkt dat bureau bezet. Maar de medewerker is misschien al anderhalf uur in een vergadering.
Voor collega's lijkt een beschikbare werkplek bezet. Voor facility management kan het betekenen dat de gerapporteerde bezettingsgraad hoger is dan het werkelijke gebruik van de werkplek.
Dat onderscheid is van belang wanneer organisaties weloverwogen beslissingen willen nemen over hun werkomgeving.
Van tellen naar echt meten
Continue bezettingsmeting geeft een veel completer beeld. In plaats van te vertrouwen op enkele momentopnames, krijgen organisaties data over langere periodes.
Dit maakt het mogelijk om praktische vragen te beantwoorden. Wat zijn onze drukste periodes? Welke verdiepingen worden het intensiefst gebruikt? Welke werkplekken blijven structureel onderbenut? En hoe lang zijn werkplekken daadwerkelijk bezet?
Die informatie kan beslissingen ondersteunen over kantoorinrichting, benodigde vloeroppervlakte, schoonmaak en andere facilitaire diensten.
Maar je moet op je sensoren kunnen vertrouwen
Continue meten heeft alleen waarde als de onderliggende data betrouwbaar is. Daarom speelt de kwaliteit van de sensoren een belangrijke rol.
De sensoren van Zens zijn geïntegreerd in de werkplek en kunnen niet zomaar worden verwijderd. Zo blijft de meting gekoppeld aan de juiste werkplek. Bovendien zijn de sensoren batterijloos, waardoor periodieke batterijwissels niet nodig zijn. De hardware wordt in Europa geproduceerd.
Maar betrouwbare sensoren alleen zijn niet voldoende. De digitale weergave van je werkomgeving moet continu overeenkomen met wat er in de fysieke werkomgeving gebeurt. Als een sensor wordt verplaatst, niet meer verbonden is of niet goed functioneert, kan dat de bezettingsdata minder betrouwbaar maken.
Daarom werkt het Zens Desk Management System met proactief gemanagede sensoren. De werking van de sensoren wordt continu gemonitord, zodat problemen kunnen worden gedetecteerd en opgevolgd in plaats van onopgemerkt te blijven. Zo zorgt Zens ervoor dat de fysieke en digitale werkomgeving met elkaar in lijn blijven en de bezettingsdata consistent en betrouwbaar blijft.
Goede werkplekdata draait dus niet alleen om continu meten. Het gaat erom dat je continu kunt vertrouwen op wat je meet.
Niet meer data, maar betere inzichten
Het doel is niet om zoveel mogelijk data te verzamelen.
Het doel is om facility-, workspace- en real estate-teams een betrouwbaar beeld te geven van wat er daadwerkelijk op kantoor gebeurt. Geen handmatige telling op een dinsdagochtend. Geen aantal bureaus met een laptop of tas erop. Maar consistent inzicht in hoe de werkomgeving echt wordt gebruikt.
Van daaruit kunnen organisaties doelgerichte verbeteringen doorvoeren en hun impact in de loop van de tijd meten.
Want als je het niet kunt meten, kun je het niet verbeteren.
