Het meten van werkplekbezetting is niet hetzelfde als het tracken van medewerkers
Het monitoren van werkplekbezetting draait om de vraag of en hoe een ruimte wordt gebruikt. Denk aan het aantal bezette bureaus, beschikbare vergaderruimtes of drukke zones binnen een kantoor.
Tracking van medewerkers richt zich juist op individuele personen, bijvoorbeeld op hun locatie of hoe lang zij zich op een bepaalde plek bevinden.
Dat verschil is belangrijk. Een facilitair manager hoeft niet te weten wie er aan een bureau zit om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid en het gebruik van werkplekken.
Stel je bijvoorbeeld een kantoor voor met 200 bureaus, waarvan er op een gemiddelde dag slechts 120 worden gebruikt. Die informatie kan een organisatie helpen om de kantoorindeling en het ruimtegebruik te optimaliseren, zonder te weten welke medewerkers aanwezig waren.
Hoe werkt anonieme monitoring van werkplekbezetting?
Moderne werkpleksensoren kunnen detecteren of een bureau bezet is, zonder dat medewerkers zich hoeven te identificeren.
Een voorbeeld is de Zens Smart PuK, die een draadloze oplader combineert met een bewegingssensor. Terwijl medewerkers hun telefoon eenvoudig opladen, detecteert de sensor of de werkplek wordt gebruikt.
Via het Zens Desk Management System krijgen organisaties realtime inzicht in de bezetting van werkplekken. Medewerkers hoeven hiervoor geen app te gebruiken of handmatig in te checken.
De technologie werkt op de achtergrond, waardoor organisaties beslissingen kunnen nemen op basis van het daadwerkelijke gebruik van hun werkplekken.
Hoe zit het met de privacy van medewerkers?
Privacy is een belangrijk aandachtspunt bij het verzamelen van bezettingsgegevens. Het doel is om inzicht te krijgen in hoe ruimtes worden gebruikt, zonder onnodige persoonsgegevens te verwerken.
Door transparant te communiceren over welke bezettingsgegevens worden verzameld en hoe deze worden gebruikt, kunnen organisaties vertrouwen opbouwen en tegelijkertijd hun werkomgeving verbeteren.
Wat zijn de voordelen van gegevens over werkplekbezetting?
Anonieme bezettingsgegevens helpen organisaties om hun kantoor beter af te stemmen op de manier waarop ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt.
-
Efficiënter ruimtegebruik: Krijg inzicht in welke bureaus vaak worden gebruikt en welke zones regelmatig leeg blijven.
-
Betere ondersteuning van hybride werken: Maak beschikbare werkplekken makkelijker vindbaar en verkort de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het zoeken naar een vrij bureau.
-
Lagere facilitaire kosten: Stem schoonmaak, onderhoud en andere gebouwservices af op het daadwerkelijke gebruik van de werkplekken.
Een slimmere werkplek zonder tracking van medewerkers
Een slimme werkplek draait niet om weten waar iedere medewerker zich bevindt. Het gaat om inzicht in hoe ruimtes worden gebruikt en om het creëren van een werkomgeving die beter aansluit op de behoeften van de organisatie en haar medewerkers.
Met privacybewuste oplossingen zoals het Zens Desk Management System kunnen organisaties weloverwogen beslissingen nemen over hun werkplekken, met respect voor de privacy van medewerkers.
Want een slimmere werkplek begint met het begrijpen van ruimtes, niet met het tracken van mensen.
