25 nov., 2024

Empowering Gemeente Roosendaal

25 nov., 2024

Gemeente Roosendaal zet stappen richting een smart building met Zens Desk Management System

Uitdaging: behoefte aan efficiënter werkplekbeheer

Gemeente Roosendaal heeft als ambitie om hun kantoor te transformeren naar een smart building, waarin technologie bijdraagt aan een efficiënter en flexibeler werkplekbeheer. De gemeente wil hun kantoorruimte moderniseren en optimaliseren om medewerkers een prettige en efficiënte werkplek te bieden.

Op drukke dagen ontstond echter een tekort aan beschikbare werkplekken, wat leidde tot veel klachten van medewerkers omdat zij geen plek hadden om te werken. Bovendien ontbrak het aan duidelijk inzicht in welke ruimtes of afdelingen het meest werden gebruikt, waardoor het lastig was om werkplekken optimaal toe te wijzen en het schoonmaakbeheer effectief te organiseren. De gemeente Roosendaal had daarom behoefte aan een oplossing die niet alleen de werkervaring zou verbeteren, maar ook de weg zou vrijmaken naar een smart office, waarin data besluitvorming ondersteunt, wayfinding optimaliseert en processen efficiënter maakt.

Onze oplossing: datagedreven werkplekbeheer

Zens bood een oplossing die perfect aansloot bij de visie van Roosendaal. We implementeerden draadloze opladers in alle bureaus geleverd via Gispen. De slimme opladers zijn gekoppeld via sensoren aan het Zens Desk Management System. Dit systeem verzamelt en toont data over het gebruik van werkplekken, zodat facilitaire managers real-time inzicht hebben in de bezettingsgraad van het kantoor.

Door middel van deze data kan de Gemeente nu snel en eenvoudig zien welke afdelingen en zones het drukst zijn en op welke dagen dat het geval is. Het plan is om deze inzichten per verdieping weer te geven op schermen, zodat medewerkers in één oogopslag kunnen zien welke werkplekken beschikbaar zijn en wayfinding binnen het kantoor te vergemakkelijken. Dit zorgt niet alleen voor een efficiënter gebruik van de werkplekken, maar het helpt ook om drukke afdelingen te ontlasten en medewerkers meer flexibiliteit te bieden in hun werkplekkeuze. De inzichten die het systeem biedt, kunnen bovendien bijdragen aan het besluit om op termijn extra werkplekken te creëren, mocht dat nodig blijken op basis van de data over piekbelastingen.

Optimalisatie van facilitaire diensten

Daarnaast wordt de data gebruikt om het schoonmaakbeheer te optimaliseren. Doordat schoonmaakmedewerkers in real-time kunnen zien welke werkplekken wel of niet bezet zijn geweest, kunnen ze gerichter en efficiënter schoonmaken. Dit bespaart tijd en middelen en draagt bij aan een duurzamer en efficiënter beheer van het gebouw. Met 245 werkplekken biedt het Zens Desk Management System niet alleen inzicht, maar stelt het de gemeente ook in staat om deze flexibele werkplekken optimaal te benutten en efficiënt te beheren.

Resultaten en inzichten

Volgens Manouk Rutten, Medewerker Facility bij Gemeente Roosendaal, helpt deze technologie de organisatie om hun doelen te verwezenlijken: “Met de inzichten die wij nu per verdieping hebben, kunnen we niet alleen de drukte beter managen en wayfinding ondersteunen, maar ook ons schoonmaakproces en werkplekbeheer efficiënter inrichten. En ook van belang, medewerkers waarderen het gemak van de draadloze opladers. Dit draagt echt bij aan ons streven om een fijne werkplek te creëren, waar data ons helpt om slimmer te werken en onze faciliteiten optimaal te benutten.”

Dankzij de samenwerking met Zens kan Gemeente Roosendaal nu:
• Real-time inzicht krijgen in het gebruik van werkplekken per afdeling en verdieping.
• Efficiënter werkplekbeheer realiseren door drukke zones te identificeren en medewerkers flexibeler te laten werken.
• Wayfinding vergemakkelijken door medewerkers via schermen te informeren over beschikbare werkplekken.
• Schoonmaakbeheer optimaliseren doordat schoonmaakmedewerkers direct kunnen zien welke plekken gebruikt zijn en zo gerichter en efficiënter kunnen schoonmaken.
• Medewerkers een moderne werkplekervaring bieden met draadloos opladen.

Gemeente Roosendaal is klaar voor de toekomst met slimme werkplekken

Met het Zens Desk Management System heeft Gemeente Roosendaal een flinke stap gezet richting hun doel om een smart building te worden. De combinatie van gebruiksdata, real-time inzichten en een verbeterde werkplekervaring helpt de Gemeente om proactief en efficiënt te opereren. De oplossing draagt niet alleen bij aan een prettige werkomgeving, maar ondersteunt ook de bredere doelstellingen van Roosendaal op het gebied van technologie, duurzaamheid en slim gebouwbeheer. Door deze stappen kan Gemeente Roosendaal zich op termijn positioneren als een van de meest vooruitstrevende gemeentes in Nederland.

Laten we samen slimmere werkplekken creëren

Wil jij draadloos opladen integreren in jouw kantoor en werkruimtes?

Wij ondersteunen je graag met inzichten, oplossingen en een aanbod op maat.

Neem contact op