Inzichten en gemak gecombineerd

In een hybride werkomgeving blijft het voor veel organisaties een uitdaging om de kantooromgeving af te stemmen op het daadwerkelijke gebruik. Ook bij CIZ in Utrecht speelde deze vraag. Binnen verschillende teams was er het gevoel dat er te weinig werkplekken waren, terwijl data ontbrak om dit te onderbouwen. Tegelijkertijd was er op andere momenten juist sprake van overcapaciteit, zonder dat dit inzichtelijk was.

Met de implementatie van het Zens Desk Management System
(DMS) beschikt CIZ nu over een oplossing die inzicht geeft in het gebruik van werkplekken en ruimtes. Tegelijkertijd zorgen geïntegreerde draadloze laders voor extra gebruiksgemak en een opgeruimde werkomgeving, waarbij telefoons en AirPods eenvoudig gedurende de werkdag opgeladen kunnen worden, zonder extra kabels of adapters mee te nemen.

Onze oplossing

Bij CIZ is het Zens Desk Management System geïmplementeerd om inzicht te krijgen in het daadwerkelijke gebruik van werkplekken en ruimtes. Zonder extra handelingen van medewerkers wordt real-time data verzameld over bezetting en gebruik, waardoor beter gestuurd kan worden op capaciteit en inrichting. Hoewel er bewust niet is gekozen voor een werkplekreserveringssysteem, biedt deze aanpak alsnog het gewenste objectieve inzicht.

Elke werkplek is voorzien van een geïntegreerde draadloze lader met sensor, die het gebruik van werkplekken registreert. Dit maakt het mogelijk om schoonmaak efficiënter en gerichter uit te voeren, doordat zichtbaar is welke werkplekken gebruikt zijn. De verzamelde data geeft daarnaast inzicht in gebruikspatronen en laat zien welke ruimtes en werkplekken daadwerkelijk (onder)benut worden.

Visie van de klant

Binnen CIZ leefde binnen sommige afdelingen het gevoel dat er een tekort aan werkplekken was. Tegelijkertijd ontbrak het aan data om dit gevoel daadwerkelijk te onderbouwen. Welke ruimtes worden nu echt intensief gebruikt? Op welke dagen is de bezetting het hoogst? En waar is juist sprake van overcapaciteit?

“In een hybride werkomgeving is het lastig om zonder data te beoordelen hoeveel werkplekken er daadwerkelijk nodig zijn. We hadden behoefte aan een duidelijk inzicht in hoe onze ruimtes écht worden gebruikt.

Met Zens DMS kunnen we beslissingen over onze werkomgeving veel beter baseren op data in plaats van aannames. Hierdoor kunnen we onze werkomgeving continu optimaliseren en beter laten aansluiten op de behoeften van onze medewerkers.”

Ariëla Spapens, Facilitair Coördinator bij CIZ

Verrassende inzichten

Sinds de implementatie zijn de eerste inzichten al direct zichtbaar geworden. Zo liet de data zien dat bepaalde ruimtes, die oorspronkelijk bedoeld waren voor meerdere personen, in de praktijk nauwelijks op die manier werden gebruikt. Daarnaast gaf de data waardevolle inzichten in de populariteit van verschillende typen werkplekken.

Een opvallende uitkomst was bijvoorbeeld dat zit-sta bureaus niet automatisch vaker werden gebruikt dan reguliere werkplekken. Juist dit soort concrete inzichten helpt het facilitaire team om gerichter keuzes te maken bij de aanschaf van nieuw meubilair.

Klaar voor de toekomst

Doordat het gebruik van werkplekken en ruimtes nu inzichtelijk is, kan CIZ de werkomgeving beter afstemmen op de behoeften van medewerkers. Voor organisaties die worstelen met de dynamiek van hybride werken laat deze case study zien dat meten daadwerkelijk leidt tot betere inzichten. Het resultaat? Een werkomgeving die niet alleen efficiënter wordt benut, maar ook beter aansluit op de mensen die er dagelijks werken.

Over CIZ

Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) is een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) dat valt onder de verantwoordelijkheid van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). CIZ is verantwoordelijk voor het indiceren van zorg binnen de publieke zorgsector en beoordeelt onafhankelijk de zorgbehoefte van cliënten. Dit betekent dat zorgaanvragen zorgvuldig worden beoordeeld op basis van wet- en regelgeving, beleidsregels en werkinstructies. Daarbij staat de persoonlijke situatie van de cliënt altijd centraal: de regels zijn voor iedereen gelijk, maar iedere situatie is uniek.

Vanuit het hoofdkantoor in Utrecht werkt het facilitaire team continu aan een werkomgeving die deze belangrijke maatschappelijke taak optimaal ondersteunt.

Laten we samen slimmere werkplekken creëren

Wil je draadloos opladen integreren in jouw kantoor en werkruimtes?

Wij staan klaar om je te ondersteunen met inzichten, oplossingen en een op maat gemaakt aanbod.

Neem contact op