Woher kommt der ROI des Belegungsmonitorings?
Der ROI, also Return on Investment, zeigt, welchen finanziellen Ertrag eine Investition im Verhältnis zu ihren Kosten erzielt. Beim Monitoring der Workspace-Belegung entsteht dieser Ertrag vor allem durch Einsparungen, die Unternehmen durch eine effizientere Nutzung ihrer Büroflächen erzielen können.
Mit Sensoren und einem Workspace Management System können Unternehmen erkennen, welche Schreibtische und Räume tatsächlich genutzt werden. Diese Daten helfen Facility Managern dabei, Entscheidungen auf Basis von Fakten statt Annahmen zu treffen.
Die finanziellen Vorteile ergeben sich vor allem in fünf Bereichen: Bürofläche, Reinigung, Energieverbrauch, effizientere Flächennutzung sowie Catering und die Reduzierung von Lebensmittelverschwendung.
1. Kosten für Büroflächen senken
Büroflächen sind für viele Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor. Gleichzeitig ist nicht immer klar, wie viel Fläche tatsächlich benötigt wird.
Stellen Sie sich ein Büro mit 100 Schreibtischen vor, von denen selbst an den am stärksten frequentierten Tagen nur 40 genutzt werden. In diesem Fall kann es sinnvoll sein zu prüfen, ob die aktuelle Bürofläche noch zum tatsächlichen Bedarf des Unternehmens passt.
Belegungsdaten machen solche Nutzungsmuster sichtbar. Unternehmen können daraufhin entscheiden, ob sie das Büro neu gestalten, Workspaces zusammenlegen oder künftig weniger Quadratmeter benötigen.
Weniger Bürofläche kann zu niedrigeren Miet- und Nebenkosten führen. Besonders wertvoll sind diese Einblicke bei der Verlängerung von Mietverträgen oder bei der Neugestaltung von Büroflächen.
2. Reinigungskosten senken
In vielen Büros werden Arbeitsplätze nach einem festen Zeitplan gereinigt, unabhängig davon, ob sie tatsächlich genutzt wurden.
Mit Daten zur Workspace-Belegung lassen sich Reinigungspläne an die tatsächliche Nutzung anpassen. Stark frequentierte Bereiche erhalten die notwendige Aufmerksamkeit, während ungenutzte Workspaces möglicherweise seltener gereinigt werden müssen.
So können Unternehmen Reinigungspersonal und Ressourcen effizienter einsetzen und unnötige Kosten vermeiden, ohne die Qualität der Arbeitsumgebung zu beeinträchtigen.
3. Energieverbrauch optimieren
Auch der Energieverbrauch eines Büros hängt mit der Belegung zusammen. Beleuchtung, Heizung, Kühlung und Belüftung laufen häufig weiter, obwohl sich in bestimmten Bereichen niemand aufhält.
Belegungsdaten helfen Unternehmen dabei, regelmäßig wenig genutzte Bereiche zu identifizieren.
Wenn diese Informationen mit kompatiblen Gebäudemanagementsystemen verbunden werden, kann der Energieverbrauch besser an die tatsächliche Belegung angepasst werden.
Das kann dazu beitragen, Energiekosten zu senken und gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck des Büros zu reduzieren.
4. Mehr aus bestehenden Workspaces herausholen
Nicht jede Optimierung muss dazu führen, dass weniger Quadratmeter benötigt werden. Manchmal liegt das größte Potenzial darin, vorhandene Flächen effizienter zu nutzen.
So können Besprechungsräume beispielsweise vollständig ausgebucht sein, während einzelne Schreibtische leer bleiben. Auch bestimmte Abteilungen können an einzelnen Wochentagen deutlich stärker ausgelastet sein als an anderen.
Durch die Analyse dieser Muster können Unternehmen ihr Büro besser an die tatsächliche Arbeitsweise ihrer Mitarbeitenden anpassen.
Das hilft, unnötige Investitionen in zusätzliche Workspaces zu vermeiden und die vorhandene Fläche besser zu nutzen.
5. Cateringkosten und Lebensmittelverschwendung reduzieren
Die Büroauslastung beeinflusst auch den Cateringbedarf. Wenn weniger Mitarbeitende im Büro sind als erwartet, bleiben Speisen und Getränke möglicherweise ungenutzt. Das führt zu unnötigen Kosten und vermeidbarer Verschwendung.
Belegungsdaten geben Unternehmen bessere Einblicke darin, wie viele Personen das Büro an verschiedenen Tagen typischerweise nutzen. Diese Informationen können dabei helfen, Catering genauer zu planen und Bestellungen besser an die erwartete Nachfrage anzupassen.
So lassen sich Cateringkosten senken, Lebensmittelverschwendung reduzieren und gleichzeitig nachhaltigere Workspaces unterstützen.
Wie berechnen Sie den ROI von Workspace-Belegungsmonitoring?
Zur Berechnung des ROI vergleichen Sie die gesamten Einsparungen mit den Kosten des Systems.
Die grundlegende Formel lautet:
ROI (%) = (Gesamteinsparungen - Gesamtinvestition) / Gesamtinvestition × 100
Angenommen, ein Unternehmen investiert 20.000 € in ein System zur Belegungsmessung und erzielt im ersten Jahr messbare Einsparungen in Höhe von 30.000 €.
In diesem Fall beträgt der ROI im ersten Jahr 50 %.
Auch Einsparungen durch effizienteres Catering und weniger Lebensmittelverschwendung können in die ROI-Berechnung einfließen, sofern sie messbar sind.
Eine vollständige ROI-Berechnung sollte außerdem Kosten für Installation, Software, Wartung und mögliche Anpassungen im Büro berücksichtigen. Gleichzeitig lassen sich nicht alle Vorteile direkt finanziell messen. Eine bessere Workspace Experience oder weniger Zeit bei der Suche nach einem verfügbaren Arbeitsplatz können ebenfalls einen wichtigen Mehrwert bieten.
