Hybrides Arbeiten hat die Nutzung von Büroflächen weniger vorhersehbar gemacht. An manchen Tagen sind bestimmte Bereiche vollständig ausgelastet, während andere Teile des Gebäudes kaum genutzt werden. Besprechungsräume sind gebucht, bleiben aber nicht selten leer. Gleichzeitig folgen Reinigung, Energieversorgung und andere Facility Services häufig weiterhin festen Zeitplänen.

Für Facility Manager und Workplace Manager wird die Planung dadurch komplexer. Wie viele Arbeitsplätze benötigen Sie tatsächlich? Welche Flächen könnten anders genutzt werden? Und wo lässt sich vorhandene Kapazität effizienter einsetzen?

Belegungsdaten zeigen, wie Büroflächen tatsächlich genutzt werden. Damit schaffen sie eine fundierte Grundlage für Entscheidungen rund um Flächennutzung, Facility Services und Immobilienmanagement.

Mit Zens Desk Management system lässt sich die Nutzung von Arbeitsplätzen automatisch direkt am Arbeitsbereich erfassen. Der Smart PuK kombiniert kabelloses Laden mit Belegungsmessung, ohne dass Mitarbeitende zusätzliche Schritte ausführen müssen.

Von Erkenntnissen zu konkreten Maßnahmen

Der Wert von Belegungsdaten liegt nicht in der Messung selbst, sondern darin, wie Sie die gewonnenen Erkenntnisse nutzen. Diese sieben praktischen Anwendungsbereiche zeigen, wie Sie aus Daten konkrete Maßnahmen ableiten können.

1. Ermitteln Sie, wie viele Arbeitsbereich Sie wirklich benötigen

Die Anzahl der Mitarbeitenden sagt immer weniger darüber aus, wie viele Arbeitsbereich tatsächlich benötigt werden. Belegungsdaten zeigen die reale Auslastung, machen Spitzenzeiten sichtbar und zeigen, wie viel Kapazität dauerhaft ungenutzt bleibt.

So erhalten Sie ein deutlich genaueres Bild davon, ob die aktuelle Anzahl an Arbeitsbereich noch dem tatsächlichen Bedarf entspricht.

2. Passen Sie Flächen an die tatsächliche Nutzung an

Nicht jeder Bereich im Büro wird gleich intensiv genutzt. Wenn Sie die Belegung nach Etage, Zone oder Arbeitsbereich analysieren, erkennen Sie, wo die Nachfrage besonders hoch ist und welche Bereiche weniger genutzt werden.

Diese Erkenntnisse helfen dabei, das richtige Verhältnis zwischen offenen Arbeitsbereich, Fokusbereichen und Flächen für Zusammenarbeit zu schaffen. Wenig genutzte Bereiche können gezielt umgestaltet werden, damit sie besser zu den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden passen.

3. Planen Sie die Reinigung effizienter

Die Büroreinigung erfolgt häufig nach festen Zeitplänen, obwohl nicht alle Bereiche jeden Tag gleich stark genutzt werden.

Belegungsdaten zeigen, welche Zonen tatsächlich genutzt wurden. Dadurch lässt sich die Reinigung bedarfsgerechter planen und der Einsatz von Personal und Ressourcen besser an die tatsächliche Nutzung anpassen.

4. Stimmen Sie den Energieverbrauch besser auf die Belegung ab

Wenn bestimmte Gebäudebereiche dauerhaft wenig genutzt werden, lohnt sich auch ein genauerer Blick auf deren Energieverbrauch.

Belegungsmuster können Entscheidungen zu Beleuchtung, Heizung, Kühlung und zur Nutzung ganzer Etagen unterstützen. So lässt sich der Gebäudebetrieb besser darauf abstimmen, wie das Büro tatsächlich genutzt wird.

5. Passen Sie Besprechungsräume besser an die tatsächliche Nachfrage an

Buchungsdaten zeigen, welche Besprechungsräume reserviert wurden. Belegungsdaten zeigen dagegen, welche Räume tatsächlich genutzt wurden.

Die Kombination beider Datenquellen liefert ein realistischeres Bild der tatsächlichen Nachfrage. So können Sie den Mix aus großen und kleinen Besprechungsräumen, Fokusbereichen und anderen Flächen für Zusammenarbeit gezielt optimieren.

6. Nutzen Sie vorhandene Kapazitäten besser

Ein Büro kann sich voll anfühlen, obwohl an anderer Stelle im Gebäude noch ausreichend Kapazität verfügbar ist.

Belegungsinformationen in Echtzeit können sichtbar machen, wo noch freie Arbeitsplätze verfügbar sind. So finden Mitarbeitende schneller einen passenden Arbeitsbereich und Unternehmen können vorhandene Flächen effizienter nutzen.

Beim Connected-Workspace-Ansatz von Zens arbeitet die Technologie unauffällig im Hintergrund und reduziert Reibungspunkte im Arbeitsalltag, anstatt zusätzliche Schritte zu schaffen.

7. Treffen Sie fundiertere Immobilienentscheidungen

Langfristig können Belegungsdaten auch eine wichtige Grundlage für die Immobilien- und Arbeitsbereichplanung bilden.

Welche Bereiche des Büros werden dauerhaft intensiv genutzt? Wo bleiben Kapazitäten ungenutzt? Und wie hoch ist die tatsächliche Belegung an Spitzentagen?

Wenn Sie diese Muster über einen längeren Zeitraum analysieren, erhalten Sie eine fundiertere Basis für Entscheidungen über Umgestaltungen, Flächenkonsolidierung oder eine mögliche Reduzierung der Bürofläche.

Eine Datenquelle, zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten

Der Nutzen von Belegungsdaten geht weit über die Frage hinaus, ob ein Arbeitsbereich gerade belegt ist. Dieselben Erkenntnisse können dabei helfen, Büroflächen zu optimieren, Facility Services effizienter zu organisieren und fundiertere Immobilienentscheidungen zu treffen.

Entscheidend ist nicht, möglichst viele Daten zu erfassen, sondern mit der Frage zu beginnen, die Sie beantworten möchten. So werden Belegungsdaten vom Selbstzweck zu einem praktischen Werkzeug für eine Arbeitsumgebung, die besser darauf abgestimmt ist, wie Menschen heute tatsächlich arbeiten.


Bereit, Belegungsdaten in fundierte Entscheidungen für Ihren Arbeitsplatz zu verwandeln?

Entdecken Sie, wie Zens Desk Management System Ihnen Echtzeit-Einblicke in die Büronutzung bietet und dabei hilft, Flächen, Services und Kapazitäten auf Basis der tatsächlichen Nutzung Ihres Büros zu optimieren.

Kontaktieren Sie uns