Wie viele Workspaces benötigen Sie tatsächlich? Welche Bereiche sind dauerhaft stark ausgelastet und welche werden nur wenig genutzt? Und bedeutet ein belegter Bürotisch automatisch, dass er auch wirklich genutzt wird?

Für Unternehmen mit hybriden Workspaces werden diese Fragen immer wichtiger. Dennoch wird die Workspace-Auslastung häufig noch immer durch manuelle Zählungen erfasst. Gleichzeitig kennen viele Büros den „Handtuch-auf-der-Liege“-Effekt: Eine Tasche, ein Laptop oder eine Jacke lässt einen Bürotisch belegt erscheinen, obwohl sich der Mitarbeiter gerade an einem anderen Ort befindet.

Das Ergebnis ist einfach: Was belegt aussieht, entspricht nicht immer der tatsächlichen Nutzung.

Manuelle Zählung: hilfreich, aber begrenzt

Eine manuelle Zählung kann einen ersten Eindruck von der Workspace-Auslastung vermitteln. Letztendlich bleibt sie jedoch nur eine Momentaufnahme.

Stellen Sie sich vor, jemand geht um 10:00 Uhr durch das Büro und zählt 70 belegte Workspaces. Bereits eine Stunde später kann diese Zahl ganz anders aussehen. Um aussagekräftige Muster zu erkennen, sind mehrere Zählungen an unterschiedlichen Tagen und zu verschiedenen Uhrzeiten erforderlich. Das kostet Zeit und die Ergebnisse hängen weiterhin stark davon ab, wann genau die Messung stattfindet.

Gerade in hybriden Arbeitsumgebungen, in denen sich die Auslastung im Laufe des Tages deutlich verändern kann, stößt diese Methode schnell an ihre Grenzen.

Und dann gibt es noch den „Handtuch-auf-der-Liege“-Effekt

Eine weitere Herausforderung ist der Unterschied zwischen einem reserviert wirkenden und einem tatsächlich genutzten Workspace.

Auf dem Bürotisch steht ein Laptop, eine Jacke hängt über dem Stuhl und daneben steht eine Tasche. Für jemanden, der eine manuelle Zählung durchführt, wirkt dieser Workspace belegt. Dabei befindet sich der Mitarbeiter möglicherweise bereits seit eineinhalb Stunden in einer Besprechung.

Für Kollegen erscheint dadurch ein verfügbarer Workspace als belegt. Für das Facility Management kann dies bedeuten, dass die gemeldete Auslastung höher ist als die tatsächliche Nutzung der Workspaces.

Dieser Unterschied ist entscheidend, wenn Unternehmen fundierte Entscheidungen über ihre Workspaces treffen möchten.

Vom Zählen zum tatsächlichen Messen

Eine kontinuierliche Messung der Workspace-Belegung liefert ein wesentlich vollständigeres Bild. Statt sich auf einzelne Zeitpunkte zu verlassen, erhalten Unternehmen Daten über längere Zeiträume hinweg.

Damit lassen sich praktische Fragen beantworten: Wann sind unsere stärksten Auslastungszeiten? Welche Etagen werden am intensivsten genutzt? Welche Workspaces sind dauerhaft unterausgelastet? Und wie lange werden Workspaces tatsächlich genutzt?

Diese Informationen können Entscheidungen über Bürogestaltung, benötigte Bürofläche, Reinigung und andere Facility Services unterstützen.

Doch auf die Sensoren muss Verlass sein

Eine kontinuierliche Messung ist nur dann wertvoll, wenn die zugrunde liegenden Daten zuverlässig sind. Deshalb spielt die Qualität der Sensoren eine entscheidende Rolle.

Die Sensoren von Zens sind fest in den Arbeitsplatz integriert und können nicht einfach entfernt werden. So bleibt die Messung dem richtigen Arbeitsplatz zugeordnet. Darüber hinaus sind die Sensoren batterielos, sodass kein regelmäßiger Batteriewechsel erforderlich ist. Die Hardware wird in Europa gefertigt.

Doch zuverlässige Sensoren allein reichen nicht aus. Die digitale Abbildung Ihrer Arbeitsumgebung muss kontinuierlich mit der tatsächlichen Situation im Büro übereinstimmen. Wird ein Sensor versetzt, verliert die Verbindung oder funktioniert nicht mehr korrekt, kann dies die Qualität der Belegungsdaten beeinträchtigen.

Deshalb setzt das Zens Desk Management System auf proaktiv gemanagte Sensoren. Die Funktion der Sensoren wird kontinuierlich überwacht, sodass Probleme erkannt und behoben werden können, anstatt unbemerkt zu bleiben. So stellt Zens sicher, dass die physische und digitale Arbeitsumgebung miteinander übereinstimmen und die Belegungsdaten konsistent und zuverlässig bleiben.

Gute Arbeitsplatzdaten bedeuten daher nicht nur, kontinuierlich zu messen. Entscheidend ist, dass Sie sich kontinuierlich auf die gemessenen Daten verlassen können.

Nicht mehr Daten, sondern bessere Erkenntnisse

Das Ziel besteht nicht darin, möglichst viele Daten zu sammeln.

Vielmehr geht es darum, Facility-, Workspace- und Real-Estate-Teams ein zuverlässiges Bild davon zu geben, was im Büro tatsächlich passiert. Nicht nur eine einzelne manuelle Zählung an einem Dienstagmorgen. Nicht die Anzahl der Bürotische, auf denen ein Laptop oder eine Tasche liegt. Sondern konsistente Einblicke darin, wie der Workspace wirklich genutzt wird.

Auf dieser Grundlage können Unternehmen gezielte Verbesserungen umsetzen und deren Wirkung im Laufe der Zeit messen.

Denn was Sie nicht messen können, können Sie auch nicht verbessern.

Bereit, über manuelle Zählungen hinauszugehen?

Erhalten Sie zuverlässige, kontinuierliche Einblicke darin, wie Ihre Workspaces tatsächlich genutzt werden. Mit dem Zens Desk Management System können Sie präzise Auslastungsdaten in fundiertere Entscheidungen zu Flächennutzung, Facility Management und Ihrem zukünftigen Workspace umsetzen.

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