Wie viele Schreibtische werden täglich genutzt? Welche Bereiche bleiben häufig leer? Und zu welchen Zeiten ist im Büro am meisten los? Da hybrides Arbeiten immer verbreiteter wird, lässt sich die Büroauslastung heute weniger vorhersehbar planen als früher. Unternehmen benötigen deshalb bessere Einblicke darin, wie ihre Workspaces tatsächlich genutzt werden.

Doch wie können diese Informationen erfasst werden, ohne die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu gefährden?

Mit intelligenter Technologie können Unternehmen die Belegung ihrer Workspaces messen, ohne einzelne Mitarbeitende zu tracken. So entstehen wertvolle Einblicke in die tatsächliche Nutzung der Arbeitsbereiche, während der Fokus auf den Workspaces und nicht auf den Menschen bleibt.

Workspace-Belegung messen ist nicht dasselbe wie Mitarbeitende zu tracken

Beim Monitoring der Workspace-Belegung geht es darum, zu erfassen, ob und wie Arbeitsplätze und Räume genutzt werden. Dazu gehört zum Beispiel, wie viele Schreibtische belegt sind, welche Besprechungsräume verfügbar sind oder welche Bereiche im Büro besonders stark genutzt werden.

Beim Tracking von Mitarbeitenden werden dagegen Informationen über einzelne Personen erfasst, beispielsweise ihr Standort oder wie lange sie sich an einem bestimmten Ort aufhalten.

Dieser Unterschied ist entscheidend. Ein Facility Manager muss nicht wissen, wer an einem bestimmten Schreibtisch sitzt, um beurteilen zu können, ob ausreichend Workspaces zur Verfügung stehen.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Büro mit 200 Schreibtischen vor, von denen an einem durchschnittlichen Tag nur 120 genutzt werden. Diese Information kann einem Unternehmen dabei helfen, das Büro und die Nutzung der Workspaces zu optimieren, ohne zu wissen, welche Mitarbeitenden anwesend waren.

Wie funktioniert anonymes Monitoring der Workspace-Belegung?

Moderne Workspace-Sensoren können erkennen, ob ein Schreibtisch belegt ist, ohne dass Mitarbeitende sich identifizieren müssen.

Ein Beispiel dafür ist der Zens Smart PuK, der ein kabelloses Ladegerät mit einem Bewegungssensor kombiniert. Während Mitarbeitende ihr Smartphone bequem laden, erkennt der Sensor, ob der Workspace genutzt wird.

Über das Zens Desk Management System erhalten Unternehmen in Echtzeit Einblicke in die Belegung ihrer Workspaces. Mitarbeitende müssen dafür weder eine App verwenden noch manuell einchecken.

Die Technologie arbeitet im Hintergrund und ermöglicht es Unternehmen, Entscheidungen auf Basis der tatsächlichen Nutzung ihrer Workspaces zu treffen.

Wie steht es um den Datenschutz der Mitarbeitenden?

Datenschutz spielt bei der Erfassung von Belegungsdaten eine wichtige Rolle. Ziel ist es, zu verstehen, wie Workspaces genutzt werden, ohne unnötige personenbezogene Daten zu verarbeiten.

Wenn Unternehmen transparent kommunizieren, welche Belegungsdaten erfasst werden und wie diese genutzt werden, können sie Vertrauen schaffen und gleichzeitig ihre Arbeitsumgebung gezielt verbessern.

Welche Vorteile bieten Daten zur Workspace-Belegung?

Anonyme Belegungsdaten helfen Unternehmen dabei, ihre Büros an die tatsächliche Nutzung der Workspaces anzupassen.

  • Effizientere Flächennutzung: Erkennen Sie, welche Schreibtische häufig genutzt werden und welche Bereiche regelmäßig leer bleiben.

  • Bessere Unterstützung für hybrides Arbeiten: Machen Sie verfügbare Workspaces leichter auffindbar und reduzieren Sie die Zeit, die Mitarbeitende mit der Suche nach einem freien Arbeitsplatz verbringen.

  • Niedrigere Facility-Kosten: Passen Sie Reinigung, Wartung und Gebäudeservices an die tatsächliche Nutzung der Workspaces an.

Ein smarter Workspace ohne Mitarbeiter-Tracking

Ein smarter Workspace bedeutet nicht, jederzeit zu wissen, wo sich einzelne Mitarbeitende befinden. Entscheidend ist vielmehr, zu verstehen, wie Arbeitsplätze und Räume tatsächlich genutzt werden, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die für alle besser funktioniert.

Mit datenschutzbewussten Lösungen wie dem Zens Desk Management System können Unternehmen fundierte Entscheidungen über ihre Workspaces und Büroflächen treffen und gleichzeitig die Privatsphäre ihrer Mitarbeitenden respektieren.

Denn ein smarter Workspace beginnt damit, Räume besser zu verstehen, nicht damit, Menschen zu tracken.

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