Einblicke und Komfort kombiniert

In einer hybriden Arbeitsumgebung stehen viele
Organisationen vor der Herausforderung, die Büroumgebung an die tatsächliche Nutzung anzupassen. Auch bei CIZ in Utrecht wurde diese Frage zunehmend relevant. Innerhalb verschiedener Teams bestand das Gefühl, dass es zu wenig Arbeitsplätze gab, während entsprechende Daten zur Untermauerung fehlten. Gleichzeitig gab es auch Zeiten mit klarer Überkapazität, die jedoch ohne Einblicke unsichtbar blieb.

Mit der Implementierung des Zens Desk Management Systems
(DMS) verfügt CIZ nun über eine Lösung, die klare Einblicke in die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen bietet. Gleichzeitig sorgt integriertes kabelloses Laden für zusätzlichen Komfort am Arbeitsplatz, sodass Mitarbeiter ihre Smartphones und AirPods während des Arbeitstages einfach aufladen können, ohne zusätzliche Kabel oder Adapter mitbringen zu müssen.

Unsere Lösung

Bei CIZ wurde das Zens Desk Management System implementiert,
um Einblicke in die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen zu gewinnen. Ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter werden Echtzeitdaten zur Auslastung und Nutzung erfasst, wodurch die Organisation ihre Kapazitäten besser an den tatsächlichen Bedarf anpassen kann. Obwohl bewusst auf ein Arbeitsplatzreservierungssystem verzichtet wurde, liefert dieser Ansatz dennoch die gewünschten objektiven Einblicke.

Jeder Arbeitsplatz ist mit einem integrierten kabellosen
Ladegerät mit Sensor ausgestattet, der die Nutzung registriert. Dadurch kann die Reinigung effizienter und gezielter erfolgen, da sichtbar ist, welche Arbeitsplätze genutzt wurden. Die erhobenen Daten liefern zudem Einblicke in Nutzungsmuster und zeigen auf, welche Bereiche und Arbeitsplätze unter- oder überausgelastet sind.

Stimme des Kunden

Innerhalb von CIZ bestand in einigen Abteilungen zuvor das Gefühl, dass nicht genügend Arbeitsplätze vorhanden seien. Gleichzeitig fehlten jedoch die Daten, um dieses Gefühl objektiv zu belegen. Welche Bereiche werden tatsächlich intensiv genutzt? An welchen Tagen ist die Auslastung am höchsten? Und wo bestehen möglicherweise Überkapazitäten?

“In einer hybriden Arbeitsumgebung ist es schwierig, ohne Daten einzuschätzen, wie viele Arbeitsplätze tatsächlich benötigt werden. Wir wollten ein klares Verständnis dafür gewinnen, wie unsere Räume wirklich genutzt werden.

Mit Zens DMS können wir Entscheidungen rund um unsere Arbeitsumgebung deutlich besser auf Daten statt auf Annahmen stützen. So können wir unsere Arbeitsplätze kontinuierlich optimieren und besser auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden abstimmen.“

Ariëla Spapens, Facility Coordinator bei CIZ

Überraschende Erkenntnisse

Bereits kurz nach der Implementierung wurden erste wertvolle Erkenntnisse sichtbar. So zeigte die Datenauswertung beispielsweise, dass bestimmte Bereiche, die ursprünglich für mehrere Personen ausgelegt waren, in der Praxis kaum entsprechend genutzt wurden. Gleichzeitig wurde deutlich, welche Arten von Arbeitsplätzen besonders beliebt sind.

Eine auffällige Erkenntnis war zudem, dass höhenverstellbare Schreibtische nicht automatisch häufiger genutzt wurden als reguläre Arbeitsplätze. Genau diese Art von konkreten Einblicken hilft dem Facility-Team dabei, fundiertere Entscheidungen bei der zukünftigen Büroeinrichtung und Möbelauswahl zu treffen.

Bereit für die Zukunft

Durch die Transparenz über die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen kann CIZ die Arbeitsumgebung heute gezielter an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen. Für Organisationen, die mit den Herausforderungen hybrider Arbeitsmodelle konfrontiert sind, zeigt diese Case Study deutlich: Nur wer misst, kann fundierte Entscheidungen treffen. Das Ergebnis ist eine Arbeitsumgebung, die nicht nur effizienter genutzt wird, sondern auch besser auf die Menschen abgestimmt ist, die dort täglich ihr Bestes geben.

Über CIZ

Das Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) ist eine unabhängige Verwaltungsorganisation (ZBO) unter der Verantwortung des niederländischen Ministeriums für Gesundheit, Wohlfahrt und Sport (VWS). CIZ ist landesweit für die unabhängige Bewertung von Pflegebedarfen verantwortlich und fungiert als zentrale Stelle für öffentlich finanzierte Pflegeleistungen. Die Beurteilung erfolgt auf Basis gesetzlicher Vorgaben, Richtlinien und Arbeitsanweisungen stets mit Blick auf die individuelle Situation jedes Menschen. Denn auch wenn die Regeln für alle gleich sind, ist jede Situation einzigartig.

Vom Hauptsitz in Utrecht aus arbeitet das Facility-Team kontinuierlich daran, optimale Rahmenbedingungen für diese gesellschaftlich wichtige Aufgabe zu schaffen.

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